Что выбрать бизнесу: бухгалтера в штате или на аутсорсе?

Раньше бухгалтерский аутсорсинг рассматривали с точки зрения экономии на штатном бухгалтерском подразделении, а сейчас к нему обращаются, чтобы достичь конкурентных преимуществ, снизить финансовые риски, а также повысить качество бизнес-процессов компании. Фактически аутсорсинг - это ведение бухгалтерии фирмой-исполнителем, часто не на территории заказчика. Предприниматель вместо одного бухгалтера получает отдельное подразделение из узконаправленных специалистов.

Ведение внешней бухгалтерии в нашей стране развивается давно и успешно, но уровень доверия у бизнеса к такой услуге все равно ниже, чем в европейских странах. Непросто передать настолько серьезный участок работы на удаленку. Чем выгоден такой аутсорс перед штатной бухгалтерией, и как избежать подводных камней - разбиралась Ирина Смирнова, управляющий владелец группы компаний «Ваш Бухгалтер», Член Экспертного совета по предпринимательству Молодежного парламента при Госдуме РФ, эксперт по Международным стандартам финансовой отчетности и налоговым рискам (телеграм-канал; VK).

Для начала рассмотрим положительные стороны

Выбор, сделанный в пользу бухгалтерского аутсорсинга, позволяет предпринимателю:

Избежать бумажной рутины – документы на бумаге могут сразу попадать курьером или почтой в аутсорсинговую организацию. По договоренности возможно передать и весь архив. Отсюда следует экономия на архивном помещении и сотруднике, систематизирующем такие бумаги.
Заниматься стратегическим планированием бизнеса, не вникая в расчеты финансовой части, получать фактические цифры и рекомендации по их оптимизации.
Обезопасить свою организацию от необоснованных претензий контролирующих органов. Проходить спокойно плановые проверки и избежать дополнительных, так как учет ведется четко, и отчеты сдаются вовремя.
Не оплачивать чужие ошибки. Если ошибка все же допущена, ответственность по договору бухобслуживания лежит на фирме-аутсорсере. Штрафы и пени оплачивает он. При штатном сотруднике расходы за неверную отчетность или нарушение сроков несет компания-работодатель.
Экономить трудовые и денежные ресурсы на содержании бухгалтерского подразделения. Предпринимателю не надо думать об аренде помещения и коммунальных платежах, техническом оснащении каждого рабочего места и программном обеспечении. Нет необходимости платить за работника налоги и взносы, а также предоставлять пособия по больничным листам, отпускные и выходные пособия. В бухгалтерской компании заказчик не почувствует больничный сотрудника, бухгалтер не уйдет в декрет и не уволится. Каждый участок учета ведут несколько узкопрофильных специалистов.

Это лишь часть преимуществ. Также современная бухгалтерская организация всегда в поиске законных способов снижения налоговой нагрузки – через получение налоговых льгот, субсидий, преференций, грантов. Тем, кто только регистрирует свой бизнес, она поможет с выбором выгодной организационно-правовой формы и системы налогообложения. Аутсорсинг позволяет пользоваться услугами высококвалифицированных специалистов с многолетним стажем, которых невыгодно содержать в штате (экспертов на каждом направлении бухучета, налоговых консультантов, финансовых аналитиков, аудиторов).

На практике встречаются бухгалтеры, которые стремятся дать максимум информации в ответе на требования налоговой, представляют документы, которые не перечислены в проверке, дают пояснения по телефону контролирующим органам, чтобы «дружить» с ведомством. Все это может негативно повлиять на деятельность компании-работодателя.

В круг вопросов штатного бухгалтера входит ведение бухучета, расчет налогов, зарплаты, сдача отчетности. И хорошо, если бухгалтер найдет время на изучение новшеств законодательства, ведь часто бывает перегружен. Сейчас государство активно поддерживает бизнес, вводя новые льготы, субсидии и другие меры, которые надо мониторить и применять в компании.

Как безопасно передать бухгалтерию на аутсорс

К сожалению, не весь бухгалтерский аутсорсинг качественный. До заключения договора на обслуживание рекомендуем изучить деловую репутацию организации, прочитать отзывы, проверить наличие судебных исков от клиентов. Желательно ознакомиться с сайтом и съездить в офис, чтобы убедиться в наличии сотрудников и помещения, где безопасно будут храниться ваши документы. Проверьте наличие договоров на программное обеспечение, способы хранения информации, сертификаты и дипломы бухгалтеров. Внимательно ознакомьтесь с договором, условия конфиденциальности информации и материальной ответственности.

За сильной бухгалтерией стоит успешное развитие бизнеса. Когда предприниматель спокоен за финансы, у него высвобождается время на улучшение бизнес-процессов, и открываются новые горизонты.

Фото: Freepik