Новые правила КЭДО

Так, в силу п. 1 Приказа, документ, связанный с работой, оформленный в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, должен состоять из следующих структурных элементов:

1. основная часть электронного документа;

2. приложения к основной части электронного документа;

3. файл электронной подписи (при наличии);

4. машиночитаемую доверенность (при наличии);

5. описание электронного документа.

По новым правилам в кадровый электронный документ должны входить три файла:

1. основная часть – в PDF (п. 2 Приказа);
2. электронная подпись – в формате SGN;
3. описание электронного документа – в XML (п. 4 Приказа).

Машиночитаемая доверенность и приложения к основному электронному документу не являются обязательными элементами и добавляются при необходимости. В случае их наличия файлы приложений к основной части электронного документа, связанного с работой, должны быть представлены в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных.

Помимо прочего, законодателем был утвержден перечень структурных элементов описания электронного документа, связанного с работой. К таким элементам, в частности, относятся "T" – текстовый элемент, "D" – значение календарной даты и так далее. Полный перечень таких элементов содержится в Приложении к настоящему Приказу.

Также законодатель поделил указанные элементы на обязательные и необязательные, то есть те, которые используются при описании кадрового документа только определенными субъектами бизнеса. Например, элемент «kpp» – КПП работодателя заполняется только юридическими лицами, у индивидуальных предпринимателей такого реквизита нет.

Все документы, указанные в Приложении к Приказу, включая трудовые договоры, приказы о переводе сотрудника на дистанционную работу (удаленку) или на другую должность, допустимо составлять и подписывать в электронном виде.

Однако даже при полном переходе на кадровый электронный документооборот есть перечень документов, которые необходимо будет оформлять также на бумажном носителе, чтобы работник мог лично их подписать. К таким документам относятся:

1. трудовая книжка;
2. сведения о трудовой деятельности;
3. акты о несчастных случаях на производстве;
4. приказы и распоряжения об увольнении;
5. документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Указанные новые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, обусловлены развитием информационных технологий и нацелены на облегчение процесса ведения работодателями кадрового документооборота, обеспечения условий сохранности, отчетности и обмена документами.

Фото: Freepik